Почему сотрудничать с нами выгодно:
Консультации с выездом на объект; Доставка техники в положенные сроки;
Собственный автопарк спецтехники; Высококвалифицированный персонал;
Адекватное ценообразование; Опыт работы на сложных объектах;

Транспортировка документации — так ли это просто?

Транспортировка документации — так ли это просто?На первый взгляд перевозка документов может показаться делом вполне обычным, даже рутинным, и совершенно простым. И для тех, кто никогда не сталкивался с этой проблемой, услуга по транспортировке документации ассоциируется с напрасной тратой денег, этаким баловством, не заслуживающим внимания. Но если представить, что в процессе переезда вашей фирмы на новое место могут подвергнуться порче или затеряться отчетности, важные договоры и иные ценные бумаги из архива, становится ясно, что в такой сфере, как перевозка чего-либо, нет незначительных позиций.

Почему перевозкой документов должны заниматься специалисты?

Человеку, причастному к деловому миру, вряд ли покажется преувеличением, если документация будет причислена к грузам, имеющим определенную ценность. Особенно это касается случаев, когда предстоит переезд крупной компании или ее офиса. Деятельность стабильно развивающихся и процветающих организаций сопряжена с наличием объемных архивов, состоящих из многочисленных папок с личными делами персонала, документами, касающимися финансовой деятельности, отчетами и прочими сведениями, зафиксированными на бумаге. Стоит ли говорить, что такое количество груза невозможно перенести вручную и самостоятельно? Необходимо наличие автомобиля, грузоподъемность которого зависит от объема архивного хранилища.

Но даже если организация обладает собственным автопарком и способна сама перевезти документацию, никто не даст гарантии, что в процессе погрузки, разгрузки, транспортировки не будет нарушена система хранения и складирования, выработанная в конкретной компании. Бумаги могут быть перепутаны, утеряны — не слишком радужная перспектива, не так ли?

Специалисты, работающие в транспортной компании «СпецСПб», хорошо знакомы с нюансами перевозок любого груза. Первое, на что они обращают внимание, — это особенности устройства архива в каждом отдельном случае. Максимально учитывая структуру конкретного хранилища, они организовывают процесс перевозки. В нашем понятии это целый комплекс действий, направленных на сохранность документации: подготовка упаковочного материала, распределение документации по контейнерам в строгом соответствии с системой хранения конкретного предприятия, обязательная маркировка контейнеров, складирование в определенном порядке.

Помимо опасности быть утерянными и перепутанными, документы могут намокнуть, испачкаться, повредиться. Для обеспечения сохранности бумаг мы используем самые современные материалы для упаковки, применяем технологию многократной защиты. Упакованная в специальную полиэтиленовую пленку документация складывается в контейнеры из многослойного картона.

Их жесткий каркас и правильная геометрическая форма способствуют надежной фиксации груза внутри короба и возможности безопасного кантования. При транспортировке больших объемов бумаг контейнеры монтируются в паллеты, скрепляются скотчем и подаются в грузовой отсек автомобиля на тележках или при помощи автопогрузчика. Особо ценная документация перевозится в автомобилях закрытого типа.

Выбирая агентство, предоставляющее услуги грузоперевозок, важно помнить, что в документах, подготовленных для транспортировки, может содержаться конфиденциальная информация. Следовательно, доверить перевозку архива можно только проверенной компании, пользующейся безупречной репутацией. Для большинства заказчиков соблюдение интересов своей компании является первоочередным пунктом договора. Поэтому агентство-перевозчик, оказывающее услуги высочайшего класса, непременно подчеркнет свои обязательства по сохранению секретности документов и их неприкосновенности.

Что нужно учесть при самостоятельной транспортировке документации

Планируя перевозку документов, начните процесс с подробной переписи всех комплектов бумаг. Перечень должен быть составлен в соответствии с системой хранения архивов на вашем предприятии. Такие списки организовываются и в случае перевозки документов профессиональными фирмами, которые на основании перечней производят сортировку и паковку документов.

Перевозка бумаг должна быть независимой от транспортировки остальных позиций переезда — мебели, оргтехники, оборудования. Ни в коем случае не комплектуйте документы другими предметами в целях экономии места и времени. Контейнеры для бумаг носят индивидуальный характер и способствуют их сохранности. При несоблюдении этих правил вы рискуете потерять ценные бумаги или подвергнуть их порче.

Конечно, документация не является хрупким грузом. Но это не значит, что она не требует особого отношения. Сама бумага — это материал, которой очень легко повредить, поэтому перевозить ее стоит уложенной в плотные, надежно скрепленные и зафиксированные пачки. Для лучшей защиты оберните стопки документов в несколько слоев полиэтилена. Хорошо подойдет для транспортировки небольших по объему комплектов документации папка с фиксационными кольцами или отдельными файлами.

Каждую такую папку после заполнения также оборачивают пленкой и упаковывают в контейнер или короб из картона. Для обеспечения большей защиты специалисты рекомендуют складывать несколько небольших коробок в большой маркированный контейнер. Так при разгрузке и складировании документов на новом месте будет легче определить тематическую направленность бумаг, их ценность и срок давности.

В кузове машины контейнеры с документацией должны расставляться таким образом, чтобы быть надежно зафиксированными либо друг другом, либо другими тяжелыми предметами. В противном случае вы рискуете тем, что коробки могут съехать, вывалиться, раскрыться, что неминуемо приведет к порче бумаг.

Проследите, чтобы контейнеры были надежно запечатаны со всех сторон. Вы же не хотите потом собирать ваши документы по кузову грузовика или, что еще ужасней, наблюдать, как они разлетаются и оседают на дорогу, образуя шлейф за машиной? Не жалейте времени на качественную упаковку документов, используйте надежные короба и широкую клейкую ленту.

Иногда практикуется перевозка документов прямо в сейфах. Мы считаем такой подход к делу нецелесообразным и с экономической, и с практической точки зрения. Сами сейфы весят достаточно много, а сохранить документы внутри них в порядке в процессе перевозки весьма проблематично.

Компания «СпецСПб» окажет услуги по перевозке архивных хранилищ, продуктов питания и других грузов. Доверив нам ваши вещи, вы можете быть уверены в завтрашнем дне!

Уважаемые коллеги, партнеры, клиенты! Гибкая система цен на наши услуги, опыт наших сотрудников и первоклассный сервис позволят Вам в лице команды «СпецСПб» обрести надежных партнеров для Вашего бизнеса!

Звоните по телефону +7 (812) 989-73-72

С уважением,
Дмитрий Разгоняев,
генеральный директор ООО «СпецСПб»

Виды ремонта автомобильных дорог Важность ремонта и поддержания...
Производители башенных кранов Сегодня в России есть два лидирующих...
Выбор оптимального маршрута Затраты на перевозку того или иного...
Как организуют переезды в Европе Если подавляющее число жителей...
История развития башенных кранов «Вначале было слово…» - гласит нам...

Как нас найти

Карта

Контакты

Наш адрес:
Санкт-Петербург,
Коломяжский пр., д. 33
БЦ Содружество
Офис 304

Телефон:
+7 (812) 989-73-72

Наша почта:
Этот адрес электронной почты защищен от спам-ботов. У вас должен быть включен JavaScript для просмотра.

Обратная связь